Отдел "База данных" в составе "Офиса регистратора" Ташкентского химико-технологического института является структурой, которая выполняет такие задачи, как управление информацией о вузе, факультетах и кафедрах, сотрудниках и профессорско-преподавательском составе, контингенте студентов и их передвижении, организация учебного процесса и академической деятельности, обеспечение открытости и прозрачности образовательного процесса, предотвращение возникновения бюрократических барьеров в системе, а также формирование статистических данных.

Качественная организация всего учебного процесса и академической деятельности студентов со дня приёма на учёбу до окончания учёбы, обеспечение открытости и прозрачности образовательного процесса, предотвращение возникновения бюрократических барьеров в системе, а также формирование обоснованных статистических данных.

Должностные обязанности начальника отдела базы данных (back office):

оказание содействия директору офиса в организации и непосредственном управлении работой сотрудников офиса в отделе базы данных (back office);

координация деятельности секторов отдела базы данных (back office);

ведение статистических данных, относящихся к студентам, и контроль за их правильным внесением в информационную систему "Hemis";

организация процесса координации действий студентов в учебном процессе;

координация процесса ведения и хранения документов студентов: обеспечение использования и исполнения образовательных платформ "HEMIS," "Moodle," "LMS" и системы единого межведомственного электронного документооборота "Ijro.gov.uz";

систематическая оценка состояния работы, проводимой в офисе, а также состояния организации учебного процесса в высшем образовательном учреждении;

осуществление системного контроля за своевременным проведением на основе графика учебного процесса и утверждённого проректором по академической деятельности графика итоговых контрольных работ на электронной образовательной платформе;

обобщение и анализ действий студентов (перевод, отчисление и возвращение в академический отпуск, восстановление в учёбе) через электронную образовательную платформу ВУЗа на основании положений о порядке приёма, перевода, восстановления и отчисления студентов в высшие образовательные организации;

организация переобучения в целях устранения расхождений в учебных программах;

Участие в правильной организации учебного процесса через информационную систему "HEMIS" на основе требований, установленных Кабинетом Министров, министерствами и институтом, а также координации деятельности профессорско-преподавательского состава, сотрудников и студентов в данном процессе.

2. Обязанности менеджеров отдела базы данных (back office):

2.1. По сектору ведения статистических данных:

предоставление различных статистических данных о студентах, ресурсах, контрактах, занятиях и успеваемости студентов;

обобщение и анализ статистических данных об отчислениях, отчислениях и академических каникулах студентов;

обобщение и анализ статистических данных о студентах, рекомендованных к переводу и восстановлению;

подготовка к представлению статистических данных о деятельности высшей образовательной организации на основании поручений и обращений;

ведение форм отчётности, представляемых высшим учебным заведением в Агентство статистики;

формирование общего банка данных о выпускниках;

получение, обобщение и анализ информации по мониторингу занятости и трудоустройства выпускников;

анализ достоверности статистических данных, вводимых в информационную систему "HEMIS."

Сотрудники других подразделений в структуре ВУЗа должны помогать и сотрудничать с менеджерами сектора статистики в предоставлении запрашиваемых данных для сбора, обобщения и обработки необходимых данных.

2.2. По сектору координации учебного процесса:

участие в формировании учебных планов для эффективной организации выбора студентами дисциплин в рамках дисциплин по выбору;

формирование академических групп;

формирование базы наук на платформе HEMIS;

создание и редактирование учебных планов на платформе HEMIS;

прикрепление предметов, имеющихся в учебном плане, к семестрам на платформе HEMIS;

регистрацию принятых студентов в электронной системе и закрепление за предметами;

закрепление студентов за соответствующими дисциплинами;

включение студентов в систему и прикрепление их к соответствующим группам;

закрепление групп, принадлежащих тьютору, на платформе HEMIS;

создание и формирование расписаний уроков и контрольных таблиц в информационной системе "HEMIS";

организация повторного обучения студентов (создание предметных групп, рассмотрение заявлений, создание расписания занятий и контрольных графиков);

выявление студентов с академической задолженностью;

координация и оформление студенческих действий (отчисление, оставление на курсе, перевод, отправка и возвращение в академический отпуск, восстановление в учёбе);

контроль посещаемости студентов через систему "HEMIS," получение ежедневных отчётов о посещаемости и мониторинг посещаемости по предметам;

перевод посещаемости студентов на платформе HEMIS в состояние с уважительной причиной и без уважительной причины в соответствии с действующим порядком и хранение данных студентов, пропустивших занятия по уважительной причине, в надлежащем порядке;

обобщение и анализ показателей успеваемости студентов;

перевод студентов с семестра на семестр;

перевод студентов с курса на курс;

подсчёт баллов GPA студентов;

разрешение споров, возникающих при подсчёте баллов GPA студентов;

подготовка приказа о присуждении стипендии на основании протокола комиссии по присуждению стипендии за показатели успеваемости студентов и других случаев по результатам на платформе hemis;

ведение учёта студентов с инвалидностью, мониторинг сроков инвалидности и назначение стипендий;

формирование сведений о сумме контракта, рассчитанной исходя из размеров кредитов, усваиваемых в рекомендованных группах студентов, оставшихся на курсах, вернувшихся из академического отпуска, возобновивших обучение;

создание индивидуального графика для студентов по соответствующим дисциплинам в соответствии с действующим порядком;

формирование и обновление баз данных студентов;

оформление приказов о переводе студентов с курса на курс, оставлении студентов на курс, отчислении студентов и уходе в академический отпуск;

оформление приказа о зачислении в студенты студентов, рекомендованных к переводу и восстановлению;

формирование проектов приказов об окончании студентов;

оформление выпускников обучения в установленном порядке.

2.3. По сектору ведения и хранения студенческой документации:

сбор документов студентов, окончивших высшее образовательное учреждение, подшивание их в дело, регистрация и хранение до архива;

размещение в базе студентов выписок из приказов студентов, сменивших фамилию, находящихся в академическом отпуске, сменивших направление и факультет, оставшихся на курсе, исключённых из числа студентов, а также оснований для издания приказа;

оформление и доведение до студента всех необходимых документов студентов, отчисленных в связи с переводом в другое высшее образовательное учреждение;

формирование диплома с QR-кодом для студентов, окончивших обучение через систему "HEMIS," в установленном порядке;

представление форм документов строгой отчётности (бланков дипломов, академических сертификатов, приложений к дипломам и др.);

организация приёма, хранения и выдачи бланков строгой отчётности (дипломных листов, академических удостоверений, приложений к дипломам и др.);

осуществлять на постоянной основе переписку с организациями и учреждениями через платформы https://OTT.mehnat.uz и http://d-arxiv.edu.uz с целью подтверждения подлинности выданных выпускникам дипломов, отвечать на обращения о выдаче дубликатов взамен утерянных дипломов и приложений.