"Отдел обслуживания (front office)" в составе офиса Регистратора Ташкентского химико-технологического института является структурным отделом института, который выполняет такие задачи, как предоставление студентам академических транскриптов, студенческих билетов, платёжных документов и других справок, организацией работы, связанной с бухгалтерским учётом и маркетинговым процессом студентов, консультирование студентов, отвечает на их вопросы, участвует в решении жилищных вопросов студентов и оказывает помощь в решении их проблем.

Эффективная организация системы работы со студентами в Институте, обеспечение качества, оперативности и прозрачности предоставления услуг, эффективная организация и контроль процесса предоставления академической справки и транскрипта, студенческого билета, платёжных договоров и другой информации, а также оперативное реагирование на вопросы и помощь в решении их проблем.

Оказание содействия директору офиса в организации и непосредственном управлении работой офисного персонала в отделе обслуживания (front office);

временное исполнение должностных обязанностей директора офиса в случае его отсутствия на работе;

координация деятельности секторов в отделе обслуживания (front office);

организация через систему видов услуг, относящихся к учебному процессу для студентов;

организация учебного процесса, информация об учебном процессе, помощь студентам в эффективном использовании электронных платформ;

содействие в организации обслуживания студентов по научной и инновационной деятельности;

организация Офисом услуг по международным связям и академической мобильности;

содействие в налаживании офисом маркетинговых и бухгалтерских услуг;

предоставление соответствующих системных консультаций преподавателям и студентам;

организация переобучения с целью устранения расхождений в учебных программах;

Обеспечение использования и исполнения образовательных платформ "HEMIS," "Moodle," "LMS" и системы единого межведомственного электронного документооборота "Ijro.gov.uz";

организация передвижения студентов через электронную образовательную платформу ВОУ (перевод, отправка и возвращение в академический отпуск, восстановление в учёбе) в соответствии с Положением о порядке приёма, перевода, восстановления и отчисления студентов в высшие образовательные организации).

1. Обязанности менеджеров отдела обслуживания (front office):

1.1.        По сектору оказания услуг студентам:

предоставление информации о различных услугах и ресурсах, доступных в высшем учебном заведении ;

предоставление информации о расписании занятий;

предоставление информации студентам о текущем, промежуточном и итоговом контроле, экзаменах и переобучении предметов;

предоставление студенту справки о его GPA;

формирование повестки для студентов, обучающихся по заочной и дистанционной формам обучения;

выдача академической справки и транскрипта;

создание и выдача студенческого удостоверения в информационной системе "HEMIS";

восстановление пароля студентов в информационной системе "HEMIS";

консультирование по приёму и переводу обучения;

принятие в установленном порядке всех заявлений и объяснительных записок студентов и предоставление их в отдел "База данных" для оформления в установленном порядке;

помощь в подаче заявлений в предметные группы для переобучения;

помощь в подаче заявления на перевод и восстановление;

помощь высшим учебным заведениям в подаче онлайн-заявлений на поступление во второе образование;

помощь в подаче онлайн-заявки на поступление в магистратуру высших учебных заведений;

внешние услуги: Синхронизация базы данных Единого реестра студентов, состоящих в реестре социальной защиты и женской тетради с формированием списка на платформе HEMIS;

помощь студентам в получении медицинского страхования;

содействие в написании заявления на арендную субсидию;

содействие студентам в подаче заявлений на размещение в общежитии;

оказание содействия в оформлении документов и выдаче рекомендаций студентам, проживающим на арендной основе, для выплаты 50 процентов месячной арендной платы (не более половины базовой расчётной величины) за счёт средств Государственного бюджета.

2.2. По сектору услуг по научной и инновационной деятельности:

предоставление информации о грантах и конкурсах;

предоставление информации о научных конференциях;

помощь в регистрации инновационных идей и стартапов;

информирование студентов об именных стипендиях и содействие в подаче заявлений;

консультирование по научным проектам;

Содействие членству в «Школу учителя-ученика»;

популяризация среди студентов научных конференций, семинаров и других научно-инновационных мероприятий, организуемых высшим образовательным учреждением;

информирование студентов о научных кружках и оказание практической помощи в их членстве в кружках.

2.3. Сектор услуг по международным связям и академической мобильности:

выдача справки с места учёбы на английском языке;

предоставление информации по различным международным грантам и программам академической мобильности;

регистрация и закрепление за предметами в электронной системе иностранных студентов, принятых на учебу;

консультирование при обучении в зарубежных вузах;

содействие в получении виз для иностранных студентов;

предоставление зарубежным студентам платёжных договоров;

содействие во временной регистрации иностранных студентов в Республике Узбекистан;

консультирование по приёму на учёбу иностранных студентов, приём на рассмотрение заявлений и требуемых документов;

информирование иностранных студентов об учебном процессе в высшем образовательном учреждении;

предоставление информации о совместных образовательных программах и пропаганда среди студентов;

предоставление информации о конкурсе стипендий Фонда "Эл-юрт умиди" для обучения за рубежом и зарубежных объявлениях;

информирование студентов о высших образовательных учреждениях, занявших места в международных рейтингах (QS, THE, Green Metric);

информирование студентов о соглашениях и заявлениях, подписанных на международных форумах;

предоставление информации о курсах изучения иностранных языков.

2.4. По сектору оказания услуг по бухгалтерскому учёту и маркетингу:

давать рекомендации студентам по трудоустройству;

формирование и доведение до студентов списка потенциальных работодателей;

ввод и получение информации о трудоустроенных выпускниках в информационной системе "HEMIS";

подготовка, оформление и вручение выпускникам всех необходимых документов по их распределению и трудоустройству;

определение, исчисление и предоставление суммы платёжного договора, а также оказание содействия в подаче заявления на получение платёжного договора;

определение и утверждение размеров платы за переобучение для студентов, имеющих академическую задолженность, содействие в подаче заявления на получение контракта на переобучение;

выдача справки о стипендии;

расчёт, утверждение и ведение учёта размеров почасовой оплаты труда профессоров-преподавателей, привлечённых к организуемым учебным занятиям по повторному освоению для студентов, имеющих академическую задолженность.