Toshkent kimyo-texnologiya institutining “Registrator ofisi” tarkibidagi “Maʼlumotlar bazasi” bo‘limi OTM strukturasi, fakultetlar va kafedralar, xodimlar va professor-o‘qituvchilar tarkibi, talabalar kontingenti va ularning harakatiga oid axborotlarni boshqarish, talabani tizimda shakllantirish, oʻquv jarayoni va akademik faoliyatni tashkil etish, taʼlim jarayonining ochiqligi va shaffofligini taʼminlash, tizimda byurokratik toʻsiqlar yuzaga kelishini oldini olish hamda statistik maʼlumotlarni shakllantirish kabi vazifalarni amalga oshiruvchi institutning tarkibiy tuzilmasi hisoblanadi. 

Talabalarning o‘qishga qabul qilingan kunidan boshlab, o‘qishni bitirguniga qadar bo‘ladigan barcha oʻquv jarayoni va akademik faoliyatini sifatli tashkil etish, ta’lim jarayonining ochiqligi va shaffofligini ta’minlash, tizimda byurokratik to‘siqlar yuzaga kelishini oldini olish hamda asoslangan statistik maʼlumotlarni shakllantirish.

1. Maʼlumotlar bazasi (back office) boʻlim boshligʻining lavozim vazifalari:

Maʼlumotlar bazasi (back office) bo‘limida ofis xodimlarining ishini tashkil qilish va toʻgʻridan-toʻgʻri ularni boshqarishda ofis direktoriga koʻmaklashish;

Maʼlumotlar bazasi (back office) bo‘limi sektorlar faoliyatini muvofiqlashtirish;

talabalar tegishli bo‘lgan statistik ma’lumotlarni yuritish hamda “Hemis” axborot tizimiga to‘g‘ri kiritilishini nazorat qilish;

o‘quv jarayonida talabalar harakatini muvofiqlashtirish jarayonini tashkil qilish;

talabalar hujjatlarini yuritish va saqlash jarayonini muvofiqlashtirish:

“HEMIS”, “Moodle” “LMS” taʼlim platformalari va idoralararo yagona elektron hujjat aylanish “Ijro.gov.uz” tizimidan foydalanish va ijrosini taʼminlash;

Ofisda amalga oshirilgan ishlarning holatini, shuningdek, oliy taʼlim muassasasidagi oʻquv jarayonining tashkil etilishi holatini tizim orqali baholab borish;

oʻquv jarayoni grafigiga asosan elektron taʼlim platformasida akademik faoliyat bo‘yicha prorektor tomonidan tasdiqlangan yakuniy nazoratlar jadvali asosida oʻz vaqtida oʻtkazilishini tizim orqali nazorat qilish;

oliy taʼlim tashkilotlariga oʻqishga qabul qilish, talabalar oʻqishini koʻchirish, qayta tiklash va oʻqishdan chetlashtirish tartibi toʻgʻrisidagi nizomlarga asosan OTTning elektron taʼlim platformasi orqali talabalar harakatini umumlashtirish va tahlil qilish (oʻqishini koʻchirish, akademik taʼtilga chiqarish va qaytarish, oʻqishini tiklash);

oʻquv dasturlaridagi farqlarni bartaraf etish maqsadida qayta o‘qishni tashkil qilish;

Vazirlar Mahkamasi, vazirliklar va institut tomonidan oʻrnatilgan talablar asosida oʻquv jarayonini “HEMIS” axborot tizimi orqali toʻgʻri tashkil etilishini hamda professor-oʻqituvchilar, xodimlar va talabalarning bu jarayondagi faoliyatini muvofiqlashtirishda ishtirok etish.

2. Maʼlumotlar bazasi (back office) boʻlimi menejerlarining vazifalari:

2.1. Statistik maʼlumotlarni yuritish sektori bo‘ycha:

talabalar, resurslar, shartnomalar, mashgʻulotlar va talabalarning oʻzlashtirishi haqidagi turli xil statistik maʼlumotlarni taqdim etish;

talabalarning kursdan kursga qolishi, talabalar safidan chetlashtirilishi va akademik taʼtilga chiqishi boʻyicha statistik maʼlumotlarni umumlashtirish va tahlil qilish;

oʻqishni koʻchirish va tiklashga tavsiya etilgan talabalarga oid statistik maʼlumotlarni umumlashtirish va tahlil qilish;

topshiriq va murojaatlarga asosan oliy taʼlim tashkiloti faoliyatiga doir statistik maʼlumotlarni taqdim etishga tayyorlash;

oliy taʼlim muassasalari tomonidan Statistika agentligiga taqdim etiladigan hisobot shakllarini yuritish;

bitiruvchilar toʻgʻrisida umumiy maʼlumotlar bankini shakllantirish;

bitiruvchilar bandligini ta’minlash hamda ishga joylashganligi bo‘yicha olib borilgan monitoring yuzasidan maʼlumotlarni olish, umumlashtirish va tahlil qilish;

“HEMIS” axborot tizimiga kiritilayotgan statistik maʼlumotlarning toʻgʻriligini tahlil qilib borish.

Statistik maʼlumotlarni yuritish sektori menejerlariga kerakli ma’lumotlarni yigʻish, umumlashtirish va qayta ishlash uchun so‘ralgan ma’lumotlarni taqdim etishda OTT tuzilmasidagi boshqa boʻlinmalarning xodimlari yordam berishlari va hamkorlikda ishlashlari lozim.

2.2. Oʻquv jarayonini muvofiqlashtirish sektori bo‘yicha:

talabalar tomonidan tanlov fanlar doirasida fanlarni tanlashini samarali tashkil etish uchun oʻquv rejalarni shakllantirishda ishtirok etish;

akademik guruhlarni shakllantirish;

HEMIS platformasida fanlar bazasini shakllantirish;

HEMIS platformasida o'quv rejalarini yaratish va ularni tahrirlash;

HEMIS platformasida oʻquv rejada mavjud fanlarni semestrlarga biriktirish;

qabul qilingan talabalarni elektron tizimda roʻyxatga olish va fanlarga biriktirish;

talabalarni tegishli fanlarga biriktirish;

talabalarni tizimga kiritish va tegishli guruhlarga biriktirish;

HEMIS platformasida tyutorga tegishli guruhlarni biriktirish;

dars jadvallarini hamda va nazorat jadvallarini yaratish hamda “HEMIS” axborot tizimida shakllantirish;

talabalarga qayta oʻqishni tashkil qilish (fan guruhlarini yaratish, arizalarni koʻrib chiqish, dars jadvali va nazorat jadvallarini yaratish);

akademik qarzdor talabalarni aniqlash;

talabalar harakati (talabalar safidan chetlashtirish, kursda qoldirish, oʻqishini koʻchirish, akademik taʼtilga chiqarish va qaytarish, oʻqishini tiklash)ni muvofiqlashtirish va rasmiylashtirish;

“HEMIS” tizimi orqali talabalar davomatini nazorat qilish, kunlik davomat hisobotini olish va fanlar boʻyicha davomatni monitoring qilish;

talabalar davomatini amaldagi tartibga asosan HEMIS platformasida sababli va sababsiz holatga o'tkazish va sababli dars qoldirgan talabalarni ma’lumotlarini tegishli tartibda saqlash;

talabalarning o‘zlashtirish ko‘rsatkichini umumlashtirish va tahlil qilish;

talabalarni semestrdan semestrga oʻtkazish;

talabalarni kursdan kursga oʻtkazish;

talabalarning GPA ballarini hisoblash;

talabalarning GPA ballarini hisoblashda kelib chiqqan nizolarni hal qilish;

talabalar o‘zlashtirish ko‘rsatkichlari va boshqa hollar uchun stipendiya tayinlash boʻyicha komissiya bayonnomasi asosida hemis platformasidagi natijalarga ko‘ra stipendiya buyrug‘ini tayyorlash;

nogironligi mavjud talabalar hisobini yuritish, nogironlik muddatlari boʻyicha monitoring olib borish va stipendiyalar tayinlash;

kursdan qolgan, akademik taʼtildan qaytgan, o‘qishini tiklagan  talabalarning tavsiya etilgan guruhlarida o‘zlashtiradigan kredit miqdorlaridan kelib chiqib hisoblangan to‘lov-shartnoma summasi haqidagi ma’lumotlarni shakillantirish;

talabalar uchun tegishli fanlardan amaldagi tartibga asosan shaxsiy grafik yaratish;

talabalarning maʼlumot bazalarini shakllantirish va yangilab borish;

talabalarning kursdan kursga oʻtkazish, kursdan kursga qolishi, talabalar safidan chetlashtirilishi va akademik taʼtilga chiqishi boʻyicha buyruqlarni rasmiylashtirish;

oʻqishni koʻchirish va tiklashga tavsiya etilgan talabalarni talabalar safiga qabul qilish boʻyicha buyruq rasmiylashtirish;

talabalarni bitirish toʻgʻrisidagi buyruq loyihalarini shakllantirish;

oʻqishni bitirgan talabalarni tegishli tartibda rasmiylashtirish.

2.3. Talabalar hujjatlarini yuritish va saqlash sektori bo‘yicha:

oliy taʼlim muassasasini tugatgan talabalar hujjatlarini toʻplab yigʻma jildga tikish, roʻyxatga olish va arxivga qadar saqlash;

familiyasi oʻzgargan, akademik taʼtilga chiqqan, yoʻnalishni va fakultetni oʻzgartirgan, kursda qoldirilgan, talabalar safidan chiqarilgan talabalarning buyruqlaridan koʻchirmalarni hamda buyruq chiqarilishiga asoslarni talabalar bazasiga joylashtirish;

oʻqishni boshqa oliy taʼlim muassasasiga koʻchirish munosabati bilan talabalar safidan chetlatilgan talabalarni hamma kerakli hujjatlarini rasmiylashtirish va talabaga yetkazish;

“HEMIS” tizimi orqali oʻqishni bitirgan talabalarga tegishli tartibda QR kodli diplom shakllantirish;

qatʼiy hisobdagi hujjatlar shakllarini (diplom blankalari, akademik sertifikatlar, diplomga ilova va boshqalar) taqdim etish;

qatʼiy hisobdagi blankalarini (diplom varaqalari, akademik guvohnomalar, diplom ilovasi va boshqalar) qabul qilish, saqlash va berishni tashkil etish;

bitiruvchilarga berilgan diplomlarning haqiqiyligini tasdiqlash maqsadida doimiy ravishda https://OTT.mehnat.uz va http://d-arxiv.edu.uz platformalari orqali tashkilot va muassasalar bilan yozishmalarni amalga oshirish, yoʻqotilgan diplom va ilovalar oʻrniga dublikat berish toʻgʻrisidagi murojaatlarga javob qaytarish